Creatif: 2012

IMPLEMENTASI OPERASI & PENGENDALIAN SISTEM (BAB 14)

1. IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi.

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap

3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.

1.BAGAN GANTT

Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis

2.DIAGRAM JARINGAN

Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan

3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS)

Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari

Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

2. PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .

· ANGGARAN SISTEM INFORMASI

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial .

· HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .

sumber : wartawarga.gunadarma.ac.id

PERENCANAAN SISTEM (BAB 13)

3. METODE PERANCANGAN

Dalam melakukan perancangan sistem Just In Time perlu disusun langkah-langkah yang akan dilakukan terlebih dahulu sehingga perancangan dapat berjalan secara sistematis dan teratur. Berikut merupakan flowchart metode perancanganyang akan dilakukan:

-Start

-Pengamatan awal terhadap keseluruhan

-sistem pada area 7 & 8

-Pengumpulan data di shipping area, printing area,

SFG area, PI area, dan warehouse material

-Pengolahan data awal

-Pembuatan diagram aliran

-informasi dan barang kondisi awal

-Analisa kondisi Awal

-Merancang sistem yang sesuai dengan kondisi lapangan

-Membuat tools pendukung

-Membuat Work Instruction

-Verifikasi dan validasi rancangan

-Membandingkan lead time kondisi awal

dengan lead time hasil rancangan

-Menarik kesimpulan dari

rancangan

-End

Berikut ini merupakan penjelasan metode perancangan yang diambil untuk

melakukan perancangan sistem Just In Time pada area 7 & 8:

a. Melakukan pengamatan awal terhadap keseluruhan sistem pada area 7 & 8.

Hal ini dilakukan untuk memberi gambaran mengenai kondisi area 7 & 8

sekarang, sehingga dapat dipahami situasi yang terjadi saat ini.

b. Melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan.

c. Data-data yang telah tersedia diolah sehingga dapat dijadikan dasar

pembuatan diagram aliran informasi dan barang.

d. Pembuatan diagram aliran informasi dan barang dilakukan dengan tujuan

dapat memvisualisasikan secara lebih jelas mengenai kondisi awal area 7 & 8.

Selain itu, lead time kondisi awal juga dapat dihitung berdasarkan diagram

aliran informasi dan barang tersebut.

e. Analisa kondisi awal untuk menentukan hal-hal yang belum sesuai dengan

terminologi Just In Time.

f. Perancangan sistem Just In Time yang direpresentasikan melalui rancangan

aliran informasi dan barang. Selain itu juga dirancang perbaikan operasional

kerja pada area 7 & 8. Perancangan dibuat dengan mempertimbangkan

kemudahan operasional kerja di lapangan, biaya, dan waktu yang dibutuhkan

untuk mencapai kondisi tersebut.

g. Membuat tools untuk memudahkan implementasi rancangan sistem Just In

h. Membuat work instruction yang terkait dengan rancangan sistem yang dibuat.

i. Melakukan verifikasi dan validasi rancangan sistem kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

j. Membuat perkiraan lead time hasil rancangan ketika rancangan sistem iimplementasikan. Setelah itu dilakukan perbandingan antara lead time kondisi awal dengan lead time hasil rancangan.

k. Mengambil kesimpulan dari rancangan yang telah dibuat.

3.1. Data-data yang Dibutuhkan

Data-data yang dibutuhkan untuk perhitungan lead time dan perancangan sistem Just In Time dan aliran informasi dan barang pada area 7 & 8 ini adalah:

a. Data lead time dan volume tiap aliran informasi dan barang pada area 7 & 8

b. Data-data di shipping area, seperti data waktu kedatangan dan keberangkatan

truk, durasi pengiriman produk ke customer, cycle issue pengiriman, luas

shipping area, standar penumpukan barang, dan kapasitas truk,

c. Data-data di printing area, seperti mapping dan kapasitas produksi line printing,

d. Data-data di SFG area, seperti luas area gudang SFG dan jumlah stok SFG,

e. Data-data di PI Area, seperti kapasitas produksi mesin plastic injection dan mapping mesin PI,

f. Data-data gudang material area 7 & 8, seperti jumlah kebutuhan material per hari dan luas kebutuhan area untuk penyimpanan stok material.

3.2. Teknik Pengumpulan Data

Data-data yang diperlukan diperoleh dengan cara:

a. Pengambilan data dari dokumentasi perusahaann

Data-data seperti Product Order dari customer, data kedatangan dan keberangkatan truk, data delivery ke customer, kebutuhan material per hari, dan lain-lain diambil dengan cara melihat dari dokumentasi data perusahaan. Data-data tersebut dapat diperoleh dari SAP perusahaan ataupun dengan meminjam arsip perusahaan.

b. Pengambilan data secara langsung

Pengambilan data secara langsung dilakukan untuk pengambilan data-data seperti luas area gudang, data lead time dan volume aliran informasi dan barang. Data-data ini didapatkan dari pengamatan secara langsung pada lapangan.

c. Pengambilan data berdasarkan wawancara

Untuk beberapa data aliran informasi dan barang, PIC yang bertugas, pola perencanaan produksi, dan lain-lain didapatkan melalui wawancara dengan pihak yang bersangkutan.

3.3. Teknik Pengolahan Data

Semua pengolahan data dilakukan berdasarkan prinsip yang dianut Toyota Production System. Pengolahan data aliran informasi dan barang dilakukan dengan diagram aliran informasi dan barang, kemudian dihitung lead time-nya.Pengolahan data di shipping area dilakukan dengan menentukan kecenderungan jumlah order customer berdasarkan nilai modus. Pengolahan data di SFG area dan raw material area dilakukan dengan menghitung batas maksimum dan minimum stok serta visualisasi layout-nya.

3.4. Teknik Analisis Data

Analisis data dilakukan berdasarkan data-data yang telah diolah, termasuk diagram aliran informasi dan barang. Dari data-data tersebut dicari hal-hal yang tidak menimbulkan nilai tambah (muda), kemudian dicari muda-muda yang masih memungkinkan untuk disesuaikan dengan terminologi Just In Time dan operasional di lapangan yang dapat dilakukan. dihilangkan.Selain itu, aliran informasi dan barang

3.5. Teknik Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan diambil berdasarkan sejauh mana rancangan sistem elah dibuat dan estimasi penurunan lead time yang akan terjadi ketika sistem yang telah dibuat diimplementasikan.

sumber : klik disini

PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM (BAB 12)

PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM

Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi

Perencanaan Sistem terdiri dari :

Perencanaan jangka pendek ,yaitu jangka waktu dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun

Perencanaan jangka panjang,yaitu jangka waktu sampai maksimal 5 tahun.

Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan

Dari sistem yang akan dikembangkan.

Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini

Kelayakan Teknik /Technical Feasibility

Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility

Kelayakan Hukum/Legal feasibility

Kelayakan Operasional/Operational Feasibility

Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility

Langkah –langkah yang dilakukan seorang analis dalam menganalisis Sistem,sebagai berikut

Identifikasi masalah

Ø Persediaan barang yang melebihi stok maksimal

Ø Penurunan kwalitas produk

Ø Konsumsi bahan yang tidak ekonomis

Ø Evaluasi biaya produksi

Ø Delivery Order yang terhambat

Ø Proses pembuatan bukti transaksi

Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada

Ø Penentuan jadwal pengamatan /observasi

Ø Penentuan tugas

Ø Pengumpulan hasil

Melakukan analisis

Ø Analisa kelemahan sistem

Ø Analisa standar kerja

Ø Analisa dokumentasi

Laporan analisis

Ø Laporkan ke manajemen

Ø Meminta saran atau masukan

Ø Meminta persetujuan

Teknik-teknik pengumpulan

Mengetahui dan menentukan tujuan pengumpulan fakta
Menentukan jadwal
Menentukan area,wilayah atau batasan
Mengamati secara langsung (tidak berupa data)
Dilakukan secara berulang ulang
Dokumentasi fakta

sumber : disini ajah ya..

TEKNOLOGI INFORMASI AUDITY (BAB 11)

1. KONSEP – KONSEP AUDITING

Berbagai metode yang digunakan oleh auditor-auditor yang terlatih untuk memastikan kebenaran pengolahan data dengan menggabungkan atau mengkombinasikan pengendalian pengolahan data dan metode audit akuntansi yang tradisional.

Berikut adalah konsep-konsep auditing PDE :

Evidence

Due Audit Care

Fair Presentation

Independence, dan

Ethical Conduct

Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

2. TEKNOLOGI PDE AUDITING

Audit teknologi informasi PDE auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

3. JENIS JENIS AUDIT PDE

1. Systems and Applications

Pemrosesan data melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu system.Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities

Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.

3. Systems Development

Adalah bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4. Management of IT and Enterprise Architecture

Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen Hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5. Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets

Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi

sumber :--------->

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK (BAB 10)

1. SISTEM MASUKAN

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

2. SISTEM PROSES

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lbih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

3. SISTEM KELUARAN

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

sumber :-->disini<--

PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN (BAB 9)

Pemrosesan file dan konsep manajemen data

field, unsur data, atribut dan elem di gunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terksceil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field,terdiri atas : karakter tunggal atau nomer tunggal. Pengelompokan logis atas field disebut catatan (record). Catatan merupakan kelompok unsur-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti karyawan, pelanggan, pemasok, faktur, dan sebainya.

Okurensi data

struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.

Panjang catatan-tetap dan variabel

catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap.

Catatan panjang variable :

1. Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol.

2. Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit.

3. Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master.

Kunci catatan dan urutan file

kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file.

Evaluasi teknologi Database

Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

Dengan sistem manajemen databes , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database.

Layanan informasi online

Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka.

Expert system

sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area.

Pemrograman berorientasi - objek

Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto.

Sistem hiperteks Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

Sistem database intelijen Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

Sistem manajemen database dan arsitekturnya:

1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi :

a) Isi database

b) Penggunaan database

c) Laporan yang diinginkan

d) Informasi yang ingin diketahui

2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi :

a) Pohon

b) Jaringan

c) Hubungan (rasional)

3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi :

a) Sekuensial

b) Sejuensial terindeks

c) Langsung

3 Metode dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database :

1. File terakses secara sekuensial, yaitu catatan – catatan hanya dapat diakses dalam sekuens yang telah ditentukan sebelumnya. Sekuens yang telah ditentukan umumnya merupakan hasil catatan yang telah disortir dalam beberapa kunci catatan. Organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan diakses dalam file yang memuat banyak catatan, karena akan menimbulkan pelambatan dalam unit penyimpanan disk. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Pemrosesan batch umumnya meliputi penyortiran dan pemrosesan seluruh catatan dalam file transaksi dan file master.

2. File terindeks, setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama (primer) dan digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli. Proses ini diperhitungkan akan lebih cepat dibandingkan pencarian secara sekuensial setiap catatan dalam file, khususnya jika keseluruhan indeks dapat dimuat dalam memori primer sebelum dilakukan pencarian. Kecepatan pencarian dalam memori primer tergantung pada pencarian dalam disk. File dikatakan terinveksi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh field nya. Waktu pemrosesan dibutuhkan untuk menbagi file terinveksi penuh, karena indeks – indeks harus dimutakhirkan jika catatan – catatan ditambahkan, dihapuskan atau dimodifikasikan.

File sekuensial – terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File – file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM, dimana berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial – terindeks. Struktur ISAM mencakup 3 area yang berbeda :

a. Indeks, merupakan peta yang menghubungkan field kunci catatan dengan alamat – alamat yang berkaitan di area utama.

b. Area utama, merupakan bagian dari disk dimana catatan – catatan actual ditulis.

c. Area tambahan, merupakan bagian terpisah dari disk yang dialokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang dibuat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal.

3. File terakses secara langsung, memungkinkan catatan – catatan individual dapat dipanggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Ini dapat dilakukan dengan menghubungkan setiap catatan dengan lokasi penyimpanan yang memiliki kaitan dengan nilai – nilai kunci catatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dengan metode akses – langsung, satu – satunya hal yang dibutuhkan untuk menempatkan catatan adalah nilai kuncinya. Salah satu metode yang digunakan untuk menyimpan dan menempatkan catatan – catatan dalam file akses – langsung, yaitu dengan membuat field kunci catatan yang bersangkutan berhubungan langsung skema kode yang digunakan oleh computer untuk mengidentifikasikan alamat fisik dalam DASD. Pada kenyataannya, dalam pemutakhiran file akses – langsung, tidak ada keuntungannya untuk membuat batch dan menyortir transaksi – transaksi. Keuntungannya adalah kecepatan akses ke catatan – catatan individual. Selain itu, organisasi akses – langsung memungkinkan pemutakhiran secara simultan atas beberapa file yang berkaitan.

sumber : pilihan

PENGEBANGAN KEPUTUSAN & LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN (BAB 8)

Manajer dan Keputusan

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional.

Ketiga tingkatan di atas digambarkan sebagai hirarki aktifitas pengambilan keputusan.

Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.

Sistem penunjang keputusan merupakan suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan.

Pelaporan Kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.

File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

File komputer menggunakan penyimpan magnetik seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :

- File Master

- File Transaksi

- File Cadangan (backup)

- File Arsip

- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge).

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

sumber : klik

PENGEMBANGAN SISTEM (BAB 7)

Siklus hidup pengembangan sistem

Komponen pengembangan sistem meliputi :

1. Perencanaan sistem

2. Analisis sistem

3. Pemeriksaan terhadap sistem infromasi yang ada

dan lingkungannya untuk mengidentifikasi perbaikan.

4. Perancangan sistem

5. Menterjemahkan rekomendasi yang dibuat dalam analisis sistem menjadi satu bentuk yang dapat dilaksanakan.

6. Pelaksanaan sistem

7. Pengoperasian system

Standar-standar dokumentasi

1. Dokumentasi Organisasi

- Bagan organisasi

- Bagan perkiraan

- Anggaran belanja departemen

2. Dokumentasi Pemrosesan

- Bagan aliran

- Contoh bentuk

- Contoh laporan

3. Dokumentasi Individual

- Deskripsi pekerjaan

- Pedoman prosedur

- Standar prestasi

- Instruksi pengoperasian computer

Teknologi dan praktik pengembangan system

Analisa Sistem Terstruktur dan Rancangan :

Teknik analisis terstruktur lebih mengandalkan pada penggunaan diagram aliran data daripada bagan aliran. Teknik perencanaan terstruktur mengembangkan program komputer sebagai hirarki modul atas bawah.

Alat CASE -CASE adalah alat keahlian teknik perangkat lunak yang dibantu dengan komputer, yang mengotomatisasi banyak proses yang diperlukan selama pengembangan sistem.

Perencanaan dan pengorganisasian proyek system

Para akuntan perlu mengetahui tentang proses ini

karena dua alasan :

1. Mereka berpartisipasi dalam tim proyek yang mendesain sistem akuntansi.

2. Para auditor memeriksa dan memberikan saran bagi sistem baru sebelum sistem itu dilaksanakan.

Hal yang perlu diketahui jika suatu sistem berjalan dengan baik :

1. Menghasilkan informasi yang benar dan tepat waktu, dengan cara memiliki kontrol internal yang memadai dan memilih metode pemrosesan yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.

2. Selesai dalam jangka waktu yang masuk akal bagi pengembang. Hal ini dapat dicapai dengan menentukan ruang lingkup sistem secara tepat dan menggunakan teknik manajemen proyek.

3. Harus memenuhi kebutuhan organisasi akan informasi.

4. Pemakai harus merasa puas atas sistem tersebut

sumber : buka ini ajah

APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN (BAB 6)

SIKLUS PRODUKSI

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan dataterkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Dokumen dan prosedur:

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

Daftar bahan baku

Daftar operasi

Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ?

Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.

Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan berbagai alternatif desain produk.

Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2. Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpamenimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Apakah dua metode yang biasa dari perencanaan produksi ?

1. Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencarikeseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

2. Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barangdalam proses, dan barang jadi.

Dokumen, formulir dan prosedur:

Jadwal induk produksi (MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.

Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan.

Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalamdalam kartu perpindahan.

Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perencanaan dan penjadwalan?

Akuntan harus memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan.Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan.

3. Produksi Aktual dari Produk.

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan. Salah satunya dengan menggunakan computer-integrated manufacturing (CIM). Computer-IntegratedManufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, sepertirobot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.‡

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

5. Akuntansi Biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi

b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk.

c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Dua jenis sistem akuntansi biaya

1. Harga pokok pesanan

2. Harga pokok proses

Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu. Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metodeyang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PRODUKSI

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan- perusahaan manufaktur. Hanya sediklit kemungkinan adanya siklus produksi sebagai suatusiklus yang terpisah, dalam sebuah perusahaan non-manufaktur, tetapi hamper sebagian besar perusahaan mempunyai persediaan dan mengelola beberapa bentuk aktivitas produktif,seperti menjual barang dan jasa. Jadi, prinsip-prinsip pengendalian produksi relevan untuk sebagian besar organisasi

Pengendalian Produksi

System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufacturing: bahan baku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prosedur dimana biayadidistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.

Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkandalam proses atau departemen berdasarkan periode (hari, minggu, atau bulan). Pada setiapakhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata per unit. Process costing digunakan jika tidak mungkin atau tidak memuaskanuntuk mengidentifikasikan banyak pekerjaan atau perkumpulan produksi. Klasifikasi proses atau departemen dapat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. “Biaya” baik dalam job maupun process costing dapat berupa biaya actual atau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh:biaya standar).System akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan; keduanya sangat berkaitan dengan masukan order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur- prosedur pembelian. Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasarkan padafungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi, seperti order produksi,formulir-formulir permohona bahan, dan kartu jam kerja. Perlindungan terhadap persediaan dari pencurian fisik meliputi pengamanan terhadap persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodic dan pengujian terhadap catatan secara independen.

Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harusditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian; yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost.

Produksi Just In Time (JIT)

Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.System JIT berbeda dengan system produksi konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieliminasisecara total.Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan produk jadiditunjukkan dengan kotak-kotak terputus-putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yang cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstantetap terjaga. Para pemasok menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkan dalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam persediaan bahan baku.Manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal dari pengurangan tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaan dalam persediaan.Biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan, ruang penyimpanan dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan.

Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Siklus hidup produk manajemen (atau PLCM) adalah suksesi strategi yang digunakan oleh manajemen bisnis sebagai produk berjalan melalui siklus hidup-nya. Kondisi di mana suatu produk dijual (iklan, saturasi) perubahan dari waktu ke waktu dan harus dikelola sebagai bergerak melalui tahap suksesi nya.

Siklus hidup produk (PLC) Seperti manusia, produk juga memiliki busur. Dari lahir sampai mati, manusia melewati berbagai tahap misalnya kelahiran, pertumbuhan, kematangan, penurunan dan kematian. Sebuah siklus hidup serupa terlihat dalam hal produk. Siklus hidup produk berjalan melalui beberapa tahap, melibatkan disiplin profesional banyak, dan membutuhkan banyak keterampilan, alat dan proses. Siklus hidup produk (PLC) harus dilakukan dengan kehidupan sebuah produk di pasar sehubungan dengan bisnis / komersial dan biaya langkah-langkah penjualan. Untuk mengatakan bahwa suatu produk memiliki siklus hidup adalah untuk menegaskan tiga hal:

Produk memiliki hidup yang terbatas,

Penjualan produk melalui tahap yang berbeda, masing-masing tantangan yang berbeda berpose, peluang, dan masalah kepada penjual,

Produk memerlukan pemasaran yang berbeda, pembiayaan, manufaktur, pembelian, dan strategi sumber daya manusia di setiap tahap siklus hidup.

Empat tahap utama siklus hidup produk dan karakteristik yang menyertainya adalah:

1. Pasar tahap pengenalan

· biaya sangat tinggi

· penjualan lambat untuk memulai

· sedikit atau tidak ada persaingan

· permintaan harus dibuat

· pelanggan harus diminta untuk mencoba produk

· membuat uang pada tahap ini

2. Pertumbuhan tahap

· mengurangi biaya karena skala ekonomi

· volume penjualan meningkat secara signifikan

· mulai meningkat

· meningkatkan kesadaran publik

· kompetisi mulai meningkat dengan pemain baru dalam membangun pasar

· persaingan yang meningkat menyebabkan penurunan harga

3. Kematangan tahap

· biaya diturunkan sebagai akibat dari volume produksi meningkat dan mengalami efek kurva

· puncak volume penjualan dan kejenuhan pasar tercapai

· peningkatan pesaing memasuki pasar

· harga cenderung turun karena proliferasi produk yang bersaing

· merek dan diversifikasi fitur ditekankan untuk memelihara atau meningkatkan pangsa pasar

· Keuntungan industri turun

4. Aturasi dan tahap penurunan

· biaya menjadi kontra-optimal

· penurunan volume penjualan

· harga, mengurangi profitabilitas

· keuntungan menjadi lebih tantangan produksi / distribusi efisiensi dari penjualan meningkat

-Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalamkeputusan mengenai hal-hal berikut ini:

Bauran produk

Penetapan harga produk

Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

Manajemen Biaya

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

Perancangan Produk

Perencanaan dan Penjadwalan

Operasi Produksi

Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas1)

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaandalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas2)

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi. Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadiAkuntansi Biaya (Aktivitas 4)

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Pengendalian:

Tujuan,Ancaman, dan Prosedur

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.‡

Apakah ancaman-ancamannya ?

Transaksi yang tidak diotorisasi

Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

Kesalahan pencatatan dan posting

Kehilangan data

Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas‡

Apakah prosedur pengendalian itu ?

Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

Otorisasi produksi

Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

SIKLUS KEUANGAN

Manajemen keuangan dimulai dengan tujuan yang jelas proyek. Tujuan ini digunakan untuk mengembangkan sebuah rencana tindakan untuk mencapai mereka - rencana yang realistis, dapat dinilai dan merupakan cara yang paling efisien untuk mencapai tujuan. Rencana ini diterjemahkan ke dalam anggaran yang memberikan sumber daya untuk setiap aktivitas - penyusunan anggaran akan memberikan informasi tambahan tentang setiap aktivitas yang dapat menyebabkan rencana harus diubah. Ketika ini bagian dari siklus selesai, akan ada anggaran singkat yang mengalokasikan sumber daya untuk setiap aktivitas. Tujuannya adalah untuk membuat anggaran yang akan sedekat mungkin dengan operasi proyek yang sebenarnya.

Ketika proyek dimulai, akuntansi juga dimulai. Catatan akuntansi dan laporan pada semua transaksi keuangan. Ada dua jenis akuntansi - akuntansi organisasi formal yang dilakukan oleh bagian akuntansi organisasi dan manajemen akuntansi dilakukan oleh manajer proyek. Secara periodik, seluruh proyek, manajer transfer informasi dari laporan akuntansi ke dalam anggaran. Selama fase ini manajer terus menerus membandingkan proyeksi anggaran dengan hasil aktual dari akuntansi. Kegiatan ini dapat menyebabkan intervensi manajemen dalam proyek untuk menangani bidang-bidang yang menjadi perhatian.

Akhirnya, pada akhir proyek, manajer bersama dengan personil akuntansi akan menghasilkan serangkaian laporan hasil keuangan proyek. Laporan-laporan ini akan dimasukkan ke dalam laporan keseluruhan proyek dan memberikan informasi berharga untuk membantu dalam pengembangan proyek-proyek masa depan.

Sumber : my friends (google)

IMPLEMENTASI OPERASI & PENGENDALIAN SISTEM (BAB 14)

PERENCANAAN SISTEM (BAB 13)

PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM (BAB 12)

TEKNOLOGI INFORMASI AUDITY (BAB 11)

SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK (BAB 10)

PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN (BAB 9)

PENGEBANGAN KEPUTUSAN & LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN (BAB 8)

PENGEMBANGAN SISTEM (BAB 7)

APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN (BAB 6)

Total Tayangan Halaman

Popular

Blog Archive

follow

Archives

Pages

Blogger templates

Blogger news